Hajo Simons
Für Unternehmen ist seit dem Jahr 2015 die revisionssichere Archivierung verpflichtend. Darum ist es für sie bedeutend zu wissen, warum die Archivierung erforderlich ist, was zu archivieren ist und worauf sie bei der revisionssicheren Archivierung achten sollten.
Der Leser dieses Artikels erfährt zudem, wie Firmen bevor es die zeitsparende Archivierungssoftware gab, ihre Geschäftsunterlagen, Belege und Rechnungen archivierten.
Was bedeutet Archivierung?
Das Archivieren dient dazu, Informationen und Materialien dauerhaft aufzubewahren, zu verwalten und zu sichern – sei es zu Referenzzwecken oder aus rechtlichen Gründen. Möglich ist das in digitaler und analoger Form. Ganz gleich, ob Sie die Daten abspeichern oder in einem Archiv katalogisieren, müssen Sie jederzeit Zugriff darauf haben.
Firmen sind dazu verpflichtet, alle geschäftsrelevanten Unterlagen über mehrere Jahre hinweg aufzuheben. Bei einer unangekündigten Steuerprüfung oder beim Jahresabschluss müssen Sie in der Lage sein, Einblick in sämtliche Akten zu gewähren und die Schriftstücke transparent offenzulegen. Seit 2015 muss die Archivierung revisionssicher sein.
Durch eine GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung sind Sie auch im Falle juristischer Streitfälle oder bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt auf der sicheren Seite. Mithilfe digitaler Daten und Schriftstücke weisen Sie zweifelsfrei die Rechtmäßigkeit der Geschäftsabläufe nach.
Eine Archivierungssoftware erleichtert das dauerhafte Ablegen der Geschäftsunterlagen und verhindert den Datenverlust im Falle einer Katastrophe. Bisweilen fallen die Unterlagen einem Brand oder einer Überschwemmung zum Opfer – durch die Archivierung in einer Cloud stehen sie weiterhin zur Verfügung.
Revisionssichere Archivierung – was gibt es zu beachten?
Der Gesetzgeber verpflichtet Firmen dazu, eine revisionssichere Archivierung durchzuführen. Diese gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Die Pflicht besteht für Kleinunternehmer, Freiberufler im Homeoffice, kleine und mittlere Unternehmen genauso wie für Kapital-, Kommandit- und Personengesellschaften. Eine revisionssichere Archivierung verhindert eine nachträgliche Abänderung, die Manipulation der oder das Fälschen von Dokumenten.
Die Archivierung digitaler Geschäftsunterlagen unterliegt grundsätzlichen Prinzipien, festgehalten in den „ Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ – der GoBD. Zu diesen gehören:
- Nachprüfbarkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Klarheit
- Grundsätze der Wahrheit
- fortlaufende Aufzeichnung
- Vollständigkeit
- Einzelaufzeichnungspflicht
- Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
- Ordnung
- Richtigkeit
- Unveränderbarkeit
| Die Neufassung der GoBD aus dem Jahr 2019 zielt darauf ab, elektronisch gespeicherte Daten besser vor Manipulation zu schützen. Seither ist der Einsatz von digitalen Datenverarbeitungssystemen für jedes Unternehmen verpflichtend. Die Sicherungseinrichtung muss nachweislich vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) zertifiziert sein. |
Welche Daten und Dokumente müssen Unternehmen archivieren?
Zahlreiche geschäftsrelevanten Unterlagen unterliegen nach § 147 AO (Abgabenordnung) einer revisionssicheren Archivierung, darunter:
- Lageberichte
- Bücher und Aufzeichnungen
- Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse
- geschäftliche Briefe (z. B. gesendete und erhaltene Briefe zu Geschäfts- und Handelsabkommen)
- E-Mails
- Inventarlisten
- Konzeptentwürfe
- Organisationspapiere
- Arbeitsunterweisungen
- Zollurkunden
- Lieferscheine und Frachtbriefe
- Bestellungen
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Reklamationen
- Kaufverträge
- Personalunterlagen
- Buchungsbelege
- weitere Dokumente, die relevant für die Besteuerung sind
Welche Fristen gelten für die revisionssichere Archivierung?
Für die revisionssichere Archivierung gelten verschiedene Aufbewahrungspflichten, nachzulesen im HGB (Handelsgesetzbuch) und in der AO (Abgabenordnung).
Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren:
- empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
- Angebote mit Auftragsfolge
- Bestellungen
- Frachtbriefe und Lieferscheine
- E-Mails
Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:
- Lageberichte
- Jahresabschlüsse
- Abrechnungsunterlagen
- Aufzeichnungen
- Gehalts- und Lohnlisten
- Belegformate
- Bilanzen
- Steuerunterlagen
- Rechnungen
- Inventare
- Kontoauszüge
- Buchungsbelege
| Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst nach dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem Sie das Dokument erhalten oder erstellt haben. |
Physische oder digitale Archivierung?
Physische Akten und Dokumente lagern Sie sicher in einem Archivraum oder in einem vor Wasser, Feuer und unerlaubtem Zugriff geschützten Aktenschrank. Ein durchdachtes Ordnungssystem unterstützt Sie dabei, die gesuchten Unterlagen schnell aufzufinden. Jedoch erfordert dies, dass Sie jedes Schriftstück katalogisieren und im richtigen Ordner ablegen.
Die digitale Archivierung ist deutlich einfacher. Das bedeutet jedoch auch, dass Sie physische Unterlagen digitalisieren müssen. Um die Daten vor Verlust zu sichern, empfiehlt sich ein tägliches Back-up. Die Datensicherung erfolgt auf externen Festplatten, dem eigenen Server oder in der Cloud.
Rechtskonform ist jedoch nur die revisionssichere Archivierung. Diese erlaubt es, Daten nachvollziehbar und verifizierbar zu speichern. Sie sind im Falle eines gerichtlichen Verfahrens sowie bei Prüfungen und Revisionen jederzeit verfügbar.
Wie wurde die Archivierung früher betrieben?
Früher erforderte das Archivieren viel Aufwand. Die Unternehmen besaßen riesige Archivräume, in denen sie Dokumente in Papierform abhefteten, indexierten und einem bestimmten Bereich oder Geschäftsjahr zuordneten.
Um Computerdaten zu sichern, nutzen Firmen die damals verfügbare Technik. Sie beschrieben Disketten und CDs, die sie in verschließbaren Boxen oder im Safe aufbewahrten. Später gab es USB-Sticks. Heute reicht ein Back-up, bei dem der Computer sämtliche elektronische Daten auf einer zweiten Festplatte oder einem Server spiegelt. Um einen Datenverlust zu vermeiden, nutzen die meisten Firmen die Datensicherung via Cloud.
Ein Großteil des unternehmerischen Schriftverkehrs findet heute per E-Mail statt. Daher ist es notwendig, die Daten auf elektronischem Weg zu sichern. Auch hier sieht der Gesetzgeber Unternehmen seit 2017 in der Pflicht, eine revisionssichere E-Mail-Archivierung durchzuführen.
Cloud-Speicher, USB-Sticks und Festplatten eignen sich nicht zur revisionssicheren Archivierung, da sie den strengen Grundsätzen der GoBD im Hinblick auf den Schutz vor Veränderungen, Sicherung vor Verlust und Nachvollziehbarkeit nicht entsprechen. Hier kommt eine spezielle Archivierungssoftware zum Einsatz.
Mithilfe einer zertifizierten Software bewahren Sie elektronische Dokumente über Jahre hinweg an einem sicheren Ort auf, ohne Angst zu haben, dass das Papier ausbleicht oder der Platz im Archiv zu gering ist. Zudem schützt die digitale Archivspeicherung vor Datenverlust infolge von Systemabstürzen oder Naturkatastrophen.
Fazit
Die revisionssichere Archivierung nach den gesetzlichen Richtlinien des GoBD ist für Unternehmen jeder Größe verpflichtend. Um das Archivieren elektronischer Daten zu erleichtern, eignet sich eine Archivierungssoftware, die die Informationen unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und richtig abspeichert. Sie macht die Daten jederzeit verfügbar.
